Adoption des PLM : face aux limites des formations classiques, et si les DAP changeaient la donne ?
Un e-learning que peu de personnes terminent, et qui devient rapidement obsolète ? Des formations présentielles coûteuses et mal synchronisées avec les besoins réels des utilisateurs ? Des dizaines de pages de guides utilisateurs que personne ne lit ?
Si ces situations vous parlent, c’est sans doute que votre entreprise propose encore des méthodes de formation traditionnelles, peu adaptées aux enjeux des solutions applicatives d’aujourd’hui.
Les projets PLM (Product Lifecycle Management) se caractérisent par des solutions complexes à appréhender, des déploiements massifs, multi-métiers, multi-sites, souvent à l’échelle mondiale. De plus, ces solutions évoluent en continu, au rythme des nouvelles « releases » qui apportent à intervalles réguliers de nouvelles fonctionnalités aux utilisateurs.
Les études McKinsey et BCG montrent que 70% des transformations digitales échouent. Le principal frein ? Une adoption insuffisante des outils par les utilisateurs.
Comment accélérer l’adoption du PLM par les utilisateurs et maximiser le retour sur investissement ?
Les Digital Adoption Platforms (DAP), qui intègrent la formation directement dans l’application, au cœur de l’usage réel, seraient-elles la prochaine révolution de l’adoption des PLM ?
Les formations traditionnelles rencontrent leurs limites
Malgré les efforts déployés par les entreprises pour accompagner les utilisateurs dans la prise en main des solutions PLM, force est de constater que les méthodes de formation classiques montrent rapidement leurs limites. En cause, des formats qui peinent à répondre aux exigences d’un environnement digital en constante évolution. Tour d’horizon des principaux freins rencontrés.
Les formations présentielles : longues, denses… et rapidement oubliées
Selon les profils métier, les formations classiques reposent souvent sur des sessions de plusieurs heures, voire plusieurs jours, avec de nombreux exercices et une grande quantité d’informations à assimiler en un temps limité.
Si le format est souvent apprécié pour les échanges qu’il permet avec le formateur et entre participants, son efficacité à long terme reste limitée : quelques semaines plus tard, beaucoup d’utilisateurs ont déjà oublié les notions vues… et ne savent plus toujours où cliquer dans l’outil.
Avec le temps, certains utilisateurs développent parfois même leurs propres méthodes de contournement, souvent sous forme de fichiers Excel « maison », faute de se souvenir que la fonctionnalité existe dans l’outil ou de savoir comment l’utiliser correctement.
Enfin, sur le long terme, le manque d’appropriation des solutions PLM se caractérise aussi par des données produit incomplètes, erronées ou incohérentes, liées à une mauvaise compréhension des processus et à une méconnaissance des champs à renseigner dans le système.
Un manque de synchronisation avec les besoins réels des utilisateurs
Lors d’un déploiement PLM à grande échelle, compte tenu du nombre de formateurs limités, les formations sont étalées. Ainsi, un employé peut être amené à suivre une formation sur la solution PLM en janvier et ne devoir l’utiliser qu’en février ou mars. Entre-temps, il aura oublié une bonne partie des étapes à suivre dans l’outil.
Le même problème se pose pour les nouveaux arrivants : les formations ne sont pas toujours alignées avec leur arrivée, ce qui complique leur montée en compétence dès les premiers jours.
Les e-learning apportent une flexibilité, mais sont peu évolutifs
Ces dernières années, de nombreuses entreprises ont digitalisé une partie de leurs formations en basculant vers le e-learning. Ce format présente des avantages certains : il permet de réduire les coûts pour les formations à large échelle (comme les modules d’introduction à la consultation de données dans un PLM), il offre une grande flexibilité aux apprenants, et peut être facilement décliné en plusieurs langues.
Mais cette flexibilité a ses limites :
- Le e-learning est souvent rigide et difficile à maintenir à jour, notamment lorsque des évolutions fonctionnelles ou des montées de version éditeur modifient l’interface utilisateur.
- Enfin, s’il peut être réalisé à tout moment, il est rarement « sanctuarisé » dans l’agenda des collaborateurs, ce qui reporte son exécution : les utilisateurs ne le font pas au moment voulu par rapport au planning de déploiement du PLM.
On attend trop des formations, alors qu’elles ne participent qu’à hauteur de 10% de l’apprentissage
La formation est souvent perçue comme le levier principal du développement des compétences. Et pourtant, selon un modèle largement reconnu (le 70-20-10), elle ne représenterait qu’environ 10 % de l’apprentissage réel, contre 20 % pour l’échange entre pairs et 70 % pour l’apprentissage sur le terrain, en résolvant des problèmes concrets.
Ce constat a poussé de nombreuses Directions Learning & Development à s’interroger : Comment favoriser un apprentissage en contexte de travail, plus efficace et plus durable ?
Les Digital Adoption Platforms : un complément efficace à l’adoption des PLM
Les Digital Adoption Platforms (DAP), ou plateforme d’adoption digitale en français, apportent une approche innovante à la formation en entreprise en intégrant directement l’apprentissage dans les outils digitaux. Plutôt que de former les employés de manière théorique et en asynchrone, les DAP leur permettent d’apprendre à l’usage, au moment où ils en ont besoin, c’est le « learning in the flow of work » (apprendre pendant qu’on travaille).
Parmi ces solutions DAP, le leader du marché WalkMe, plateforme américaine parmi les pionnières du DAP rachetée par SAP, ou des français comme Lemon Learning ou encore Knowmore (solution K-now).
Les bénéfices pour les utilisateurs
Les utilisateurs bénéficient de parcours guidés interactifs, de bulles d’aide contextuelles directement dans leur solution PLM, ce qui raccourcit leur courbe d’apprentissage et réduit les frustrations, notamment au démarrage, les utilisateurs trouvant des réponses au moment où ils en ont besoin.
Fini les allers-retours entre le logiciel et le manuel utilisateur, ou les demandes répétées aux key users pour savoir quoi faire. L’assistance est là, au bon moment, au bon endroit.
Prenons l’exemple concret de la création d’un « Engineering Change Request » (ECR) dans l’outil PLM. Si ce use case est configuré au sein de la solution DAP, il est alors plus intuitif pour l’utilisateur.
- L’utilisateur est guidé pas à pas tout au long du processus via un accompagnement interactif : création de l’objet ECR, saisie des attributs, sélection des parties prenantes pour l’analyse d’impact, choix des objets impactés (article de conception, documents de définition, exemplaires physiques…), etc.
- Des bulles d’aide contextuelles peuvent apparaître sur certains champs pour apporter des conseils de saisie ou alerter sur des points de vigilance. Par exemple, pour le champ « approbation client requise : oui / non », une info-bulle peut rappeler dans quels cas cette approbation est nécessaire.
Les bénéfices pour les entreprises
En favorisant une meilleure adoption des solutions digitales, les DAP permettent à l’entreprise de :
- Améliorer la qualité des données, en limitant les erreurs liées à une mauvaise utilisation.
- Réduire la sous-utilisation des logiciels, en maximisant l’exploitation des fonctionnalités disponibles.
- Diminuer les sollicitations auprès des key users et les appels au support, notamment lors des phases de lancement.
- Alléger l’effort de formation, avec moins de mises à jour des guides utilisateurs et une réduction du nombre de sessions.
Enfin, les DAP fournissent des statistiques précises d’usage (processus non utilisés, temps d’exécution, erreurs fréquentes, points de blocage) qui aident à définir et piloter des plans d’actions ciblés, pour une amélioration continue de la solution et de son adoption.
Vers une nouvelle approche de la formation
Les Digital Adoption Platforms (DAP) ne remplacent pas les formations traditionnelles, mais elles en sont un complément puissant.
Elles permettent un apprentissage contextuel, à la demande, interactif, directement dans l’outil, un accélérateur d’adoption, notamment dans les projets PLM.
Les formations présentielles conservent, elles, toute leur valeur pour :
- Donner du sens à la transformation
- Présenter les processus dans une logique transverse et multi-métiers
- Favoriser les échanges humains, le partage d’expérience et l’alignement entre équipes
En combinant intelligemment DAP et formations présentielles classiques, on passe d’un modèle centré sur la transmission, à un modèle centré sur l’expérience d’apprentissage.
Et si la formation devenait un processus continu, intégré aux outils et au quotidien des utilisateurs ?
Nos experts sur le sujet
Olivia MARTIN
Partner
Jean-Baptiste DIDIOT
Senior Partner
